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Freigabe beauftragen

Sie können einen neuen oder noch nicht freigegebenen Eintrag direkt aus dem Suchfenster in die Freigabe schicken, also eine Freigabe beauftragen. Sie können auch einen bereits freigegebenen Eintrag erneut in die Freigabe schicken, wenn dieser geändert wurde.

Weitere Informationen zu den quickTerm-Workflows finden Sie unter quickTerm Workflow-Konzept.

Dialog „Freigabe beauftragen“

So beauftragen Sie eine Freigabe:

a): Suchen Sie in quickTerm den Eintrag, den Sie freigeben lassen möchten.

b): Betätigen Sie den Button „Freigabe beauftragen“.

⇨: Es erscheint der Dialog „Freigabe beauftragen“.

c): Wählen Sie die Sprachen aus, in denen die Freigabe erfolgen soll (oder wählen Sie die Option „Alle auswählen“ um alle Sprachen zu wählen), und die jeweiligen Schlüsselbenennungen, die als Titel des Freigabeauftrags je Sprache verwendet werden sollen.

d): Wählen Sie die Gruppen aus, die jeweils die Freigabe erteilen sollen. Die verfügbaren Gruppen wurden pro Sprache vom Administrator festgelegt. Bei kaskadierten Freigaben kann der Hauptfreigeber nicht abgewählt werden, da er als letzte Instanz immer beteiligt sein muss.
Abhängig von der Konfiguration des Terminologen (siehe Allgemeine Gruppen-Einstellungen) sind hier entweder alle oder keine Gruppe vorausgewählt.
Ist die Erstellung hierarchischer Freigabeaufträge aktiviert und es stehen mehrere Freigabegruppen zur Verfügung, so können Sie wählen, in Hierarchiestufe (1 oder 2) die jeweilige Gruppe ihre Stimme abgeben soll.

⇨: Die Freigeber erhalten eine E-Mail und können sich einloggen, um die Freigabe in ihrer Auftragsverwaltung zu bearbeiten.

⇨: Jene Gruppen, die für den Start einer Freigabe in einer der gewählten Sprachen eine Benachrichtigung abonniert haben, werden ebenfalls benachrichtigt.

⇨: quickTerm setzt den Status für die laufende Freigabe in der Termbank.

a): Checkbox „Kaskadierte Freigabe“
Jeder Freigabeprozess kann ein kaskadierter Prozess sein. Das bedeutet, dass zunächst alle „normalen“ Freigeber zu Wort kommen, und abschließend der Hauptfreigeber der jeweiligen Sprache die finale Zustimmung für die Endfreigabe durch den Terminologen gibt. Sie können aber das Häkchen bei Kaskadierte Freigabe entfernen. Dann gilt der Hauptfreigeber als „normaler“ Freigeber, und alle Gruppen können gleichzeitig über den Eintrag abstimmen. Diese Checkbox kann je Sprache unterschiedlich gesetzt werden.

b): Checkbox „Abbrechen bei Ablehnung“
Ist diese Option gewählt, so wird der kaskadierte Feigabeprozess vor der Freigabe durch den Hauptfreigeber abgebrochen, sofern das Gesamtfreigabeergebnis eine Ablehnung darstellt.

c): Checkbox „Zielsprachlichen Freigabeworkflow starten“
Falls Sie eine Fremdsprache in die Freigabe schicken, und nicht als Terminologe Endfreigeber sein möchten, sondern den Endfreigeber der Zielsprache einsetzen möchten, aktivieren Sie diese Option.

d): Schaltfläche Gruppen nach Fachgebiet zuweisen: Sehen Sie dazu die Automatische Zuweisung auf Basis der Eintrags-Klassifikation in Konfiguration von Freigebern und Hauptfreigebern. Die Zuweisung der Freigebergruppen erfolgt automatisiert, wenn Sie hier auf diese Schaltfläche klicken.
Ein Beispiel: Wenn man einen Eintrag mit dem Fachgebiet = Schrauben hat, und zwei Freigebergruppen, eine für Fachgebiet = Schrauben und eine für Fachgebiet = Telefone, dann bekommt beim Klick auf diese Schaltfläche nur die ERSTE den Auftrag.
Wenn es noch eine dritte Freigebergruppe OHNE explizite Filterung gibt, dann bekommt diese den Auftrag IMMER, egal welches Fachgebiet in der Termbank steht.

e): „Priorität“
Sie können wählen zwischen Niedrig, Normal und Hoch. Dies hat Auswirkungen auf den Versand von Zusammenfassungs-E-Mails, wenn diese entsprechend unterschiedlich konfiguriert sind.

f): „Fälligkeit“
Wählen Sie einen Termin aus. Wird dieser überschritten, dann wird der Freigabeauftrag in der Übersichtsliste rot unterlegt.

g): „Auto-füllen“
Der Inhalt der benutzerdefinierten Spalte wird entweder automatisch befüllt, wenn das Häkchen gesetzt ist, oder kann andernfalls hier erfasst werden. Im Screenshot als Beispiel: Projekt. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Terminologen, wie dies bei Ihnen konfiguriert ist.

h): „Kommentar“
Hier können Sie einen Kommentar eingeben, der dann in der Kommentarliste gleich als erster Kommentar angezeigt wird.

Prüfung auf bereits freigegebene Einträge

quickTerm prüft bei jedem Freigabe-Start, ob der Eintrag in dieser oder einer anderen Sprache bereits freigegeben ist. In diesem Fall handelt es sich um eine Änderung eines bereits standardisierten Eintrags.

Durch die Prüfung kann einerseits vermieden werden, dass für einen freigegebenen Eintrag die Freigabe sozusagen „zurückgenommen“ wird, indem der Workflow erneut gestartet wird. Andererseits kann vermieden werden, dass eine Änderung nur in einer Sprache gemacht wird, ohne die anderen Sprachen auch erneut zu prüfen.

Der Terminologe kann dann entscheiden, ob er die Sprache erneut in die Freigabe schicken möchte (also die Freigabe zurücknimmt) oder nicht.

Die Prüfung erfolgt dabei sowohl in der quickTerm Workflow-Datenbank als auch in den Freigabe-Feldern der Termbank (soferne welche konfiguriert sind).


	Prüfung auf laufende Freigabe quickTerm prüft bei jedem Freigabe-Start, ob für den gewählten Eintrag bereits eine Freigabe läuft. In diesem Fall kann die Sprache nicht erneut in die Freigabe geschickt werden, sehr wohl aber natürlich alle anderen Sprachen. Welche Sprache(n) nicht erneut in die Freigabe geschickt werden können, wird detailliert in einer entsprechenden Meldung angezeigt.