Jeder Benutzer, der die Option freigeschalten hat, kann in quickTerm einen Termantrag  stellen. Dabei kann für jede Benutzergruppe konfiguriert werden, welche Informationen die Benutzer beim Termantrag mit ausfüllen können oder müssen. Termanträge können einsprachig oder zweisprachig sein, je nach Berechtigung.

Für zweisprachige Termanträge besteht die Möglichkeit einer automatischen Trennung in einsprachige Termanträge (splitten). Die entsprechend einsprachigen Termanträge werden im weiteren Prozess wie separate Termanträge behandelt. Damit ist es möglich für den jeweiligen Sprachteil einen anderen Workflow zu nutzen. Beim Anlegen in der Termbank werden die beiden Termanträge als verbunden erkannt und in einen Terminologieeintrag zusammengeführt.

Abhängig von der Konfiguration gelangt jeder Termantrag zuerst an den Erstprüfer, der den Termantrag bei Bedarf an den Terminologen weiterleitet, oder gleich an den Terminologen. Dieser entscheidet darüber, ob ein Antrag grundsätzlich in die Termbank aufgenommen wird. Der Terminologe kann den Antrag an einen Spezialisten zur weiteren Bearbeitung delegieren, oder den Eintrag in der Termbank anlegen und danach in die Freigabe schicken.

Beim Erfassen eines Termantrags prüft quickTerm, ob diese Benennung in der Termbank oder in der Liste der Termanträge (auch der abgelehnten!) bereits existiert. Somit kommt keine doppelte Beantragung vor.

Der Antragsteller wird per E-Mail über den Ausgang seines Antrags informiert.